ハレノヒのわーずわーす

世界は今日も素敵で、未来はきっと明るいはず。だから私はもっと気楽に自由に便利に、良い仕事と快適な生活がしたいんだ。

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■元でゼロで明日から始められる、三段空母式振り分け仕事術。意外と知らなかった、作業の進め方のコツ。

■1:TODOには欠点が

 以前、TODOの書き方とその運用についてをかきましたが、

TODOはかなり優秀で、その効果は絶大です。

 

 

 

ただ、実はTODOにも問題があります。

それは、過去にも話しましたが入れ替えの手間がすごい、という点と、

頻繁に入ってくるちょっとした用事や、

状況の変化によるプライオリティの変化に対応する必要があるということです。

 


 

■2:スキマ時間も存在する。

また、次のタスクをこなすには時間が足りないけど、10分空いちゃった・・・。

予定より早く終わったけど、12分後に会議だわ・・・。

こんなことも日常茶飯事です。

 

トイレに行くには長いし、特に行きたい気分でもない。

先輩の目もあって離席もしにくいし・・・。

細切れになる覚悟で、何かするにも中途半端。

 

そんな時間の処理もTODOは管理しきれません。

 

■3:そうかと思えば、部長からちょいっとした用事が・・・。

さらに、のりのりで仕事している時ほど、上司からの割り込みが入りがち。

◯◯さん、総務からクリアファイル3つもらってきて。

「◯◯くん、昨日のメールでちょっと・・・。」

めんどくさいですが、これも仕事です。

あんまり待たせたり、ほっておくとモチロン上司はご機嫌斜め。 

 何度よすぐやれよ的なお小言も飛んできます。

 

あぁ、書いていてなんですが、ウザいですねw

自分も部下にこう思われないように注意します(^^)

 

でも、これらを上手く処理する方法があります。

 

■4:3つに分けて処理方法を考える。

もうお気づきかも知れませんが、これらは、3つに分けて考え、管理運営します。 

これが三段空母式振り分け仕事術です。

 

若い人、三段空母って通用しないよね・・・。

 

メカコレクションNO.18 三段空母

メカコレクションNO.18 三段空母

 

 

 

□一段目:TODO。

主に業務。締め切りがあり、プライオリティがあり、必ずやるべきもの。

予定を立て、優先順位を確認しつつ、どんどん進めるもの。

 

□二段目:隙間タスク

5分・10分あれば出来る事、緊急性もなく、スキマ時間でこなす範囲のもの。

これは、思いついた時、また別途書き出しておきます。

・参考までに、過去の書類を確認しておく。

・議事録などから他者の事例・自分の担当前の状況を確認する。

・上司にちょっと効いておきたいこと。(これは話しかけるタイミングに注意ですね!)

 

そこで、TODOの隙間に、こなしていくといいでしょう。

この部分で、TODOの後々の作業の下調べなんてしておくと、TODOがどんどん進むようになり、

相乗効果が高く、より素晴らしい結果になります!

 

□三段目:すぐやるタスク

GTDで言うところの二分ルールです。

2分で処理できることは、今の作業を中断して、今すぐこなしてしまう。

そのほうが、ストレスも溜まらず、快適に作業ができるというものです。

実際は、こちらが実働5分かも知れませんが・・・。

 

これはメモを取る程度で、迅速に行います。

 

想像してください。

「おーい、◯◯くん、クリアファイルもらってきて。」

と部下に頼んで、

A:「はい!何部御必要ですか?」といって、総務にすぐ行ってくれる若手と、

 

B:「了解です、あと10分したらでいいですか?・・・・」

 

C:「はーい・・・、××さん、手が離せないから代わりに行ってー(といって暇そうな人)」

 

このような対応にわかれた時、どちらがいいかとか、考えるまでもありません。

 

ゴマをすれとはいっていません。

上司を味方にしろ、みすみす嫌われるな、ということです。

 

もしくは

「ちょっとこの書類にはんこもらえますか?」

「このあいだの書類って持ってる?コピーほしいんだけど・・・」

なんていう、ちょっとやれば終わらせる作業はこれにアタリます。

もちろん自分の用事もそうですよ^^

 

終わったら、すぐTODOの続きに戻ればいいのです!

 

■5:まとめ

・TODO

・隙間作業リスト(5分タスク)

・すぐやるタスク

に仕事を振り分けて、どんどんこなしていきましょう。

 

この三段式の心構えは、周りから出来るように見える(実際はどうかおいておいて)

ので、お勧めです。

 

ちなみに、僕は過去の記事で紹介した、List!を使って、それぞれを色分けして管理しています。

 この方が見落としや紛失が少なく、書き直す手間もいらず、

TODOの前作業としての隙間作業リストを作りやすいからです。

しかも、夜にはその達成した項目を見返して全削除!

ああ今日もこれだけこなしたぜ!という充実感で満たされます。

 

みなさんもこの三段空母式仕事術、ぜひやってみてくださいね!