ハレノヒのわーずわーす

世界は今日も素敵で、未来はきっと明るいはず。だから私はもっと気楽に自由に便利に、良い仕事と快適な生活がしたいんだ。

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■簡単なのに、メール作成時間が半分以下になるメール術:前編 これは目からウロコ?

■0:メール作成の時間は結構長い。

 一日メールを何通処理するだろうか?

10通?20通?

50通を超える人もいるだろう。

もっと多い人は100通超えてしまうかもしれない。 

 

一通5分で返信するとして、50通で250分。この時点で四時間。

もう嫌になるね。

100通超えは計算しないでおこう。

しかし、今の社会は多くの時間をメール対応に取られていることは間違いない。 

 

■1これを時間短縮したい。

これを詰めることが出来るとしたらどうだろう?

一日50通のメールをやりとりする人が、メール一通につき1分短縮できたとすると、50分の短縮になる。

2分短縮すると、なんと100分の時間が確保できる。

 

一つ一つは短くても、チリツモ理論で思いの外時間が確保できるし、

そもそもメールを書く行為は楽しい行為なわけではないから、

その時間が短縮されるのも嬉しい! 

 

■2:ではどうやって短縮するか。

メールを見返すと何度も使うフレーズはないだろうか?

 

・いつもお世話になっております、◯社の△山でございます。

・下記の件、承知いたしました。

・ご連絡ありがとうございます!

・引き続き、よろしくお願いいたします。

 

これら、使用頻度の高いよく使うフレーズは、PCの単語登録で登録してしまえばいいのだ。

 

「いつ」 → いつもお世話になっております、◯社の△山でございます。

「かき」 → 下記の件、承知いたしました。

「ごれ」 → ご連絡ありがとうございます!

「よろ」 →  引き続き、よろしくお願いいたします。

 

とこのように、文章を連想させる二文字を登録して、その変換候補として文章を登録してしまうのだ!

こうして登録しておけば、誤字も減るし、一石二鳥!

 ※念のため、登録していいか、会社のシステムの人に確認して許可を得てね!

   共有のPCとかだと迷惑になるかもしれないからね! 

 

■3:ちょっとしたコツを紹介。

自分の経験としては以下のコツが存在する。

・1文字では短すぎるし、3文字では長いから、2文字がちょうどよい。

・同じ文字で複数登録してもよい。

・文頭の文字を登録するより、よく使うフレーズで登録。

たとえば、

「よろ」 →  よろしくお願いいたします。

「よろ」 →  引き続き、よろしくお願いいたします。

「よろ」 →  今後共、よろしくお願い申し上げます。

これらはすべて、「よろ」で登録している。

頭にすると、なんと打てばいいのかが直感的に出にくくなり、ロスが出やすいのでこうしている。 

■4:まとめ。

自分は体感として、作成時間が2/3削減できたと思っている。

時間が短くなると、億劫でなくなるし、集中力もアップするよ!

どんどん登録して、結構煩わしいメールの作成時間を短縮し、即返信!

出来る男を目指そう!!!

・・・他人のPCでは打ちにくくなるけどね。

 

後編へ続く。

後編では、rikahayuの実際登録している文章を紹介します!